คำศัพท์เฉพาะทางอีเมล์การค้าต่างประเทศสำหรับธุรกิจส่งออกท่อเหล็ก

เหตุใดการควบคุมคำศัพท์จึงมีความสำคัญในการติดต่อส่งออก

การติดต่อส่งออกล้มเหลวบ่อยกว่าการใช้ถ้อยคำมากกว่าราคา คำที่ใช้อย่างไม่ชัดเจน Incoterm ที่ไม่ถูกต้อง การแสดงออกในการชำระเงินที่ไม่ชัดเจน หรือวันที่จัดส่งที่ยกมาโดยไม่มีการระบุพื้นฐาน อาจกลายเป็นข้อพิพาทในสัปดาห์ต่อมาหลังจากที่สินค้าอยู่ในน้ำแล้ว ผู้ส่งออกท่อเหล็กที่ทำงานร่วมกับคำศัพท์มาตรฐานของการค้าระหว่างประเทศจะขจัดความคลุมเครือดังกล่าวและลดระยะเวลาการเจรจาให้สั้นลงในเวลาเดียวกัน

ข้อกำหนดด้านล่างครอบคลุมสี่ประเด็นที่ก่อให้เกิดความขัดแย้งเกือบทั้งหมด ได้แก่ เงื่อนไขการจัดส่ง ภาษาของราคา เงื่อนไขการชำระเงิน และเอกสารประกอบ

Incoterms และเงื่อนไขการจัดส่ง

Incoterms ได้รับการเผยแพร่โดยหอการค้านานาชาติและมีการแก้ไขเป็นระยะ ฉบับปี 2020 เป็นข้อมูลอ้างอิงปัจจุบัน โดยกำหนดว่าฝ่ายใดจะจัดเตรียมและชำระเงินสำหรับการขนส่งแต่ละขั้นตอน และที่สำคัญคือจุดที่ความเสี่ยงจะส่งผ่านจากผู้ขายไปยังผู้ซื้อ ในการค้าท่อเหล็กและข้อต่อท่อ คำศัพท์ที่ใช้บ่อยที่สุดมีดังต่อไปนี้

ภายใต้ FOB, CFR และ CIF ความเสี่ยงจะหายไปเมื่อสินค้าอยู่บนเรือ แม้ว่าผู้ขายจะจ่ายค่าขนส่งภายใต้สองเงื่อนไขสุดท้ายก็ตาม ต้องเขียนชื่อพอร์ตหรือสถานที่ลงในข้อความเสมอ เนื่องจากคำนี้จะไม่สมบูรณ์หากไม่มี เมื่อใช้คำในใบเสนอราคา ควรระบุด้วยว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบในการบรรทุก การผูกมัด และการรักษาความปลอดภัยของสินค้า

ใบเสนอราคาและราคาภาษา

ใบเสนอราคาหรือรายการราคาเป็นเอกสารการเปิดมาตรฐาน ควรระบุสกุลเงิน หน่วยขาย Incoterm และระยะเวลาที่มีผลบังคับใช้

ข้อเสนอของบริษัทจะกำหนดราคาตามระยะเวลาที่ระบุไว้ ข้อเสนอที่ต้องมีการยืนยันครั้งสุดท้ายจะทำให้ผู้ขายต้องปรับเปลี่ยนก่อนที่จะมีการจัดทำสัญญา

คำพูด เช่น ราคาที่แข่งขันได้ สมเหตุสมผล หรือต่ำที่สุดที่เป็นไปได้ ถือเป็นคำโน้มน้าวใจแต่ไม่ใช่สัญญา ตัวเลขที่มีผลผูกพันอยู่ในข้อเสนอนั้นเอง

ระบุว่าราคาเป็นต่อตัน ต่อเมตร หรือต่อชิ้น และรวมการบรรจุ การทำเครื่องหมาย การมัด และการบรรทุกด้วย

แยกแยะราคาที่ถูกต้องสำหรับการจัดส่งครั้งเดียวจากราคาที่ถูกต้องสำหรับรอบระยะเวลาหนึ่ง และระบุพื้นฐานปริมาณที่ใช้คำนวณราคา

ในกรณีที่มีการคิดค่าธรรมเนียมโลหะผสมหรือค่าขนส่ง โปรดระบุพื้นฐานและวิธีการปรับเปลี่ยน

เงื่อนไขการชำระเงิน

เล็ตเตอร์ออฟเครดิตควรระบุเสมอว่าปรากฏให้เห็นหรือใช้งานอยู่ และไม่สามารถเพิกถอนและยืนยันได้ เนื่องจากคุณลักษณะเหล่านี้จะกำหนดเวลาและวิธีที่ผู้ขายจะได้รับการชำระเงินอย่างแน่นอน รายการเอกสารที่ต้องใช้ภายใต้เครดิต และเกณฑ์ความคลาดเคลื่อนของปริมาณและจำนวน ควรได้รับการตรวจสอบโดยเทียบกับสิ่งที่โรงงานสามารถออกได้จริงก่อนที่จะยอมรับเครดิต

คำศัพท์เกี่ยวกับการสั่งซื้อ การบรรจุ และการจัดส่ง

P/I หรือใบแจ้งหนี้ Proforma จะกำหนดข้อกำหนด ปริมาณ ราคา และเงื่อนไขที่ตกลงกันไว้ก่อนที่จะวางคำสั่งซื้อ

MOQ คือปริมาณการสั่งซื้อขั้นต่ำ ระบุปริมาณที่น้อยที่สุดที่ผู้ขายจะยอมรับในระดับราคาที่กำหนด

ETD และ ETA เป็นเวลาโดยประมาณของการออกเดินทางและการมาถึง เป็นการประมาณการและไม่ควรเขียนเป็นหลักประกัน

B/L หรือใบตราส่งจะรวมใบเสร็จรับเงินของสินค้า สัญญาการขนส่ง และเอกสารกรรมสิทธิ์

รายการบรรจุภัณฑ์ บันทึกน้ำหนัก และรายการการวัดจะสนับสนุนใบแจ้งหนี้และให้ผู้ซื้อตรวจสอบการจัดส่งเมื่อมาถึง

C/O ใบรับรองแหล่งกำเนิดสินค้า และใบรับรองข้อตกลงการค้าเสรีที่เกี่ยวข้อง อนุญาตให้มีการปฏิบัติต่อภาษีพิเศษเมื่อเป็นไปตามกฎแหล่งกำเนิดสินค้า

ข้อกำหนดด้านคุณภาพ การตรวจสอบ และเอกสารประกอบ

ผู้ซื้อท่อเหล็กคาดหวังหลักฐานเชิงคุณภาพ ใบรับรองการทดสอบโรงงานตามมาตรฐาน EN 10204 เป็นเอกสารหลัก ประเภท 3.1 ออกโดยตัวแทนตรวจสอบของผู้ผลิตซึ่งเป็นอิสระจากแผนกการผลิต ในขณะที่ประเภท 3.2 ออกโดยหน่วยงานตรวจสอบอิสระที่ได้รับการเสนอชื่อโดยผู้ซื้อ ใบรับรองจะระบุเกรด หมายเลขความร้อน องค์ประกอบทางเคมี และคุณสมบัติทางกล รวมถึงการทดสอบที่ดำเนินการและผลลัพธ์ที่ได้รับ

ข้อกำหนดที่เกิดซ้ำอื่นๆ ได้แก่ การตรวจสอบโดยบุคคลที่สาม ซึ่งหน่วยงานอิสระเป็นพยานหรือดำเนินการทดสอบ การตรวจสอบก่อนการจัดส่ง ดำเนินการก่อนจัดส่ง การทดสอบพยานซึ่งผู้ซื้อหรือตัวแทนเข้าร่วมการทดสอบ และหมายเลขความร้อน ซึ่งเป็นตัวระบุที่เชื่อมโยงท่อที่เสร็จแล้วกลับไปยังตัวหล่อที่ผลิตขึ้น ข้อกำหนดด้านความคลาดเคลื่อน การทำเครื่องหมาย และการเคลือบ อ้างอิงถึงมาตรฐานผลิตภัณฑ์ได้ดีที่สุด แทนที่จะอธิบายเป็นร้อยแก้วแบบหลวมๆ

คะแนนสไตล์ที่ป้องกันข้อพิพาท

เขียนข้อความให้สั้นและระบุหัวข้อเดียวโดยระบุการดำเนินการที่จำเป็นไว้อย่างชัดเจน

ทำซ้ำตัวเลขสำคัญ ได้แก่ เกรด ขนาด ปริมาณ ราคา เงื่อนไขการจัดส่ง และเงื่อนไขการชำระเงิน ตามลำดับเดียวกันในทุกข้อความ

ยืนยันสิ่งที่ตกลงกันด้วยวาจาเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนที่จะมีผลใช้บังคับ

หลีกเลี่ยงสำนวน เรื่องตลก และคำย่อที่ไม่ได้มาตรฐานในการค้าขาย

เขียนวันที่โดยสะกดเดือนเพื่อไม่ให้สับสนวันและเดือน

คำถามที่พบบ่อย

ถาม: Incoterm ใดที่พบมากที่สุดในการส่งออกท่อเหล็ก
FOB เป็นคำที่ใช้กันอย่างแพร่หลายสำหรับการขนส่งแบบเทกองและแบบแยกส่วน เนื่องจากจะทำให้ผู้ซื้อสามารถควบคุมการขนส่งทางทะเลและการประกันภัยได้ CIF และ CFR เป็นเรื่องปกติที่ผู้ซื้อต้องการให้ผู้ขายจัดเตรียมการจัดส่ง

ถาม: L/C ที่เห็นและ L/C usance แตกต่างกันอย่างไร
สามารถชำระ L/C ได้ทันทีที่มีการแสดงเอกสารที่เป็นไปตามข้อกำหนด ในขณะที่ L/C การใช้งานจะต้องชำระในวันที่ระบุในอนาคต เช่น 60 หรือ 90 วันหลังจากวันที่ใบตราส่ง ตัวเลือกนี้ส่งผลต่อกระแสเงินสดของผู้ขายและราคาที่ยินดีเสนอ

ถาม: ใบรับรองการทดสอบโรงงานตาม EN 10204 ประเภท 3.1 ประกอบด้วยอะไรบ้าง
โดยจะระบุเกรด หมายเลขความร้อน องค์ประกอบทางเคมี และคุณสมบัติทางกลของวัสดุพร้อมกับการทดสอบที่ดำเนินการและผลลัพธ์ และออกโดยตัวแทนตรวจสอบของผู้ผลิตซึ่งเป็นอิสระจากแผนกการผลิต

ถาม: อะไรคือความแตกต่างระหว่างใบแจ้งหนี้ Proforma และใบแจ้งหนี้เชิงพาณิชย์
ใบแจ้งหนี้ Proforma จะออกก่อนคำสั่งซื้อและกำหนดข้อกำหนด ปริมาณ ราคา และเงื่อนไขที่เสนอ เพื่อให้ผู้ซื้อสามารถจัดเตรียมการชำระเงินหรือเปิดเลตเตอร์ออฟเครดิตได้ ใบกำกับสินค้าเชิงพาณิชย์จะออกหลังจากการจัดส่งและเป็นพื้นฐานของการสำแดงศุลกากรและการเรียกร้องการชำระเงิน

ถาม: เหตุใดจึงควรเขียนข้อกำหนดการบรรจุและการทำเครื่องหมายลงในคำสั่งซื้อ
เนื่องจากท่อมีน้ำหนัก ยาว และเสียหายได้ง่าย และเนื่องจากการทำเครื่องหมายมัดรวมเป็นสิ่งที่ช่วยให้ผู้ซื้อสามารถกระทบยอดการจัดส่งกับรายการบรรจุภัณฑ์และใบรับรองได้ การป้องกันขั้นสุดท้าย วิธีการมัดรวม จุดยก และเนื้อหาการทำเครื่องหมายควรได้รับการตกลงกันก่อนการผลิต

ถาม: ควรแสดงวันที่จัดส่งอย่างไร
เป็นเวลาโดยประมาณของการออกเดินทางหรือกรอบเวลาในการจัดส่งซึ่งเชื่อมโยงกับการรับเงินมัดจำหรือเลตเตอร์ออฟเครดิตที่ยอมรับได้ และเขียนเดือนไว้ด้วย หากวันที่ต้องเป็นข้อผูกมัดมากกว่าการประมาณการ ให้ระบุเงื่อนไขที่ขึ้นอยู่กับ